# Buku Panduan Sistem CO-Tracking Halo, selamat datang di panduan **CO-Tracking** — aplikasi yang membantu proses pengiriman truk dari pool sampai depo dan kembali lagi ke pool. Panduan ini ditulis untuk dua orang yang akan memakainya setiap hari: - **Dispatcher** — orang di kantor yang menyiapkan tugas (SPK) dan memantau driver lewat layar komputer. - **Driver** — pengemudi truk yang membawa muatan, memakai HP Android yang sudah di-install aplikasinya. Tidak perlu paham komputer atau sistemnya. Cukup ikuti langkah-langkah di sini sesuai peran Anda. --- ## Daftar Isi 1. [Apa itu CO-Tracking? (gambaran umum)](#1-apa-itu-co-tracking-gambaran-umum) 2. [Kata-kata yang Sering Dipakai](#2-kata-kata-yang-sering-dipakai) 3. [Panduan untuk Driver (HP Android)](#3-panduan-untuk-driver-hp-android) 4. [Panduan untuk Dispatcher (Web di Komputer)](#4-panduan-untuk-dispatcher-web-di-komputer) 5. [Kalau Ada Masalah](#5-kalau-ada-masalah) 6. [Hubungi Siapa?](#6-hubungi-siapa) 7. [Lampiran — Checklist Harian](#lampiran--checklist-harian) --- ## 1. Apa itu CO-Tracking? (gambaran umum) Bayangkan satu hari kerja seperti ini: > Dispatcher di kantor menerima daftar pengiriman dari sistem RCM. > Dia memilih satu pengiriman, mengecek apakah datanya lengkap (driver, > rute, titik tujuan), lalu **menerbitkan SPK**. Dalam hitungan detik, > SPK itu muncul di HP driver yang sudah ditugaskan. > > Driver datang ke pool, **scan QR** untuk memulai trip. Dia menyetir ke > pabrik, sampai → **geser tombol "Masuk Pabrik"**. Selesai muat → geser > **"Keluar Pabrik"** dan upload foto surat jalan. Lanjut ke depo: > sampai → geser, selesai bongkar → geser + upload foto tanda terima. > Kembali ke pool → scan QR sekali lagi untuk menutup trip. > > Selesai. Dispatcher melihat semua langkah itu di dashboard secara > real-time, lengkap dengan jam dan jaraknya. Sistem ini hadir untuk **menghilangkan laporan manual** dan **memastikan posisi driver benar di tiap titik** (lewat GPS). ### Alur kerja sederhana ```mermaid flowchart LR A([1. Dispatcher
Buat SPK]):::dis --> B([2. Driver Scan QR
di Pool]):::drv B --> C([3. Sampai Pabrik
Geser Tombol]):::drv C --> D([4. Selesai Muat
Foto Surat Jalan]):::proof D --> E{5. Mampir
SPBU?}:::ask E -- Ya --> F([6. Isi Form BBM
Tunggu Persetujuan]):::wait E -- Tidak --> G([7. Sampai Depo
Geser Tombol]):::drv F --> G G --> H([8. Selesai Bongkar
Foto Tanda Terima]):::proof H --> I([9. Kembali ke Pool
Scan QR Selesai]):::done classDef dis fill:#dbeafe,stroke:#1e40af,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef drv fill:#ffedd5,stroke:#c2410c,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef proof fill:#fef3c7,stroke:#a16207,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef ask fill:#fde68a,stroke:#92400e,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef wait fill:#fce7f3,stroke:#9d174d,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef done fill:#bbf7d0,stroke:#166534,stroke-width:2px,color:#0f172a ``` > **Cara baca:** kotak **biru** = tugas dispatcher di kantor. Kotak > **jingga** = tugas driver di lapangan. Kotak **kuning** = harus upload > bukti. Kotak **pink** = menunggu persetujuan dispatcher. Kotak **hijau** = selesai. ### Siapa melakukan apa? (urutan komunikasi) ```mermaid sequenceDiagram autonumber actor D as Dispatcher
(Kantor) participant S as Sistem
CO-Tracking actor T as Driver
(HP) Note over D,T: Pagi hari — Dispatcher menyiapkan D->>S: Pilih pengiriman dari RCM D->>S: Cek driver, rute, titik sudah lengkap D->>S: Tekan tombol Import SPK S-->>T: SPK siap di-scan Note over D,T: Siang — Driver berangkat T->>S: Scan QR di Pool (mulai trip) T->>S: Geser "Masuk Pabrik" T->>S: Geser "Keluar Pabrik" + foto Surat Jalan opt Kalau rute lewat SPBU T->>S: Kirim form BBM S-->>D: Notifikasi BBM menunggu D->>S: Setujui BBM S-->>T: Boleh lanjut T->>S: Geser "Keluar SPBU" end T->>S: Geser "Masuk Depo" T->>S: Geser "Keluar Depo" + foto Tanda Terima Note over D,T: Sore — Trip ditutup T->>S: Scan QR di Pool (tutup trip) S-->>D: Trip selesai, masuk laporan ``` > **Aturan utama:** sistem akan **menolak** geseran tombol kalau GPS > driver lebih dari **200 meter** dari titik yang seharusnya. Jadi: > geser tombol **hanya saat truk benar-benar sudah sampai**. --- ## 2. Kata-kata yang Sering Dipakai Tidak perlu hafal semua. Tapi kalau lihat kata ini di aplikasi, artinya seperti ini: | Kata | Artinya dalam bahasa sehari-hari | |---|---| | **SPK** | Surat tugas pengiriman. Satu SPK = satu trip. | | **Pool** | Tempat parkir truk (markas keberangkatan & kembali). | | **Pabrik** | Tempat ambil muatan (CO/CPO). | | **Depo** | Tempat menurunkan muatan (tujuan akhir). | | **SPBU** | Tempat isi BBM kalau memang dilewati. | | **DN** | Nomor dokumen pengiriman dari sistem RCM. | | **Geofence** | Area lingkaran tak terlihat di sekitar titik (radius 200 m). Anda harus berada di dalam lingkaran ini supaya tombol bisa digeser. | | **Geser tombol** | Tombol panjang yang harus digeser dari kiri ke kanan untuk konfirmasi. Bukan ditekan biasa. | | **Scan QR** | Membuka kamera HP dan mengarahkannya ke kode QR yang dicetak/ditampilkan dispatcher. | | **Bukti** | Foto surat jalan (di pabrik) atau tanda terima (di depo) + jumlah barang. | | **Approve BBM** | Persetujuan dari dispatcher untuk pengisian BBM yang dilakukan driver di SPBU. | | **RCM** | Sistem lama tempat data pengiriman aslinya berasal. CO-Tracking menariknya dari sana, dispatcher tidak perlu mengetik ulang. | > **200 meter itu seberapa jauh?** Kira-kira sepanjang **2 lapangan > bola** sambung-menyambung. Cukup longgar, tapi tetap pastikan truk > benar-benar di area target sebelum geser. --- ## 3. Panduan untuk Driver (HP Android) Bagian ini untuk Anda yang membawa truk dan memakai aplikasi **CO-Tracking** di HP. ### 3.1 Persiapan Pertama Kali Hanya dilakukan sekali — biasanya dibantu IT atau dispatcher. 1. Aplikasi CO-Tracking sudah terpasang di HP. 2. Buka aplikasi. Akan ada beberapa permintaan izin — **tekan "Izinkan" untuk semuanya**: - Izin **Lokasi** → pilih *Izinkan saat aplikasi digunakan* (atau *Selalu izinkan* kalau diminta admin). - Izin **Kamera** → untuk scan QR dan foto bukti. - Izin **Notifikasi** → biar Anda tahu kalau ada SPK baru. 3. Pastikan **GPS HP menyala**. Geser dari atas ke bawah → tap ikon GPS / Lokasi sampai berwarna hijau / aktif. Pilih mode **Akurasi Tinggi** kalau ada pilihannya. 4. Login pakai **username dan password** yang dibacakan dispatcher. Kalau lupa, jangan utak-atik — telpon dispatcher dan minta direset (lihat bagian 5). ### 3.2 Halaman Awal — Daftar SPK Anda Setelah login, Anda akan melihat dua tab: - **SPK Aktif** — tugas hari ini. Yang sudah Anda mulai (scan QR di pool) ada di sini. - **Riwayat** — tugas yang sudah selesai atau dibatalkan. > **SPK baru dari dispatcher belum muncul di sini sebelum Anda > scan QR.** Jadi kalau dispatcher bilang "SPK sudah saya kirim", tidak > perlu cek daftar — langsung saja **scan QR di pool**, otomatis > muncul. **Yang bisa dilakukan di halaman ini:** - **Tarik daftar ke bawah** untuk memperbarui (refresh). - **Tap kartu SPK** untuk membuka detailnya. - **Tap tombol Scan QR** (biasanya di bawah / pojok kanan) untuk memulai SPK baru. ### 3.3 Memulai Trip — Scan QR di Pool 1. Pastikan truk sudah parkir di area pool. 2. Datangi dispatcher, minta lihat **QR SPK** (biasanya di layar monitor atau dicetak). 3. Buka aplikasi → tap **Scan SPK** → arahkan kamera ke QR sampai terbaca otomatis. 4. Aplikasi akan mengirim posisi GPS Anda ke server. Kalau berhasil, detail SPK langsung terbuka dan tugas masuk daftar **SPK Aktif**. **Kalau gagal, biasanya karena:** - Anda **belum di area pool** (di luar 200 m). Mendekat dulu. - **GPS belum dapat sinyal**. Tunggu beberapa detik di tempat terbuka. - **SPK ini sudah dipakai driver lain**. Telpon dispatcher. ### 3.4 Membaca Halaman Detail SPK Setelah scan berhasil, halaman detail SPK terbuka. Ini "papan tugas" Anda selama trip. Yang akan Anda lihat: - **Header** — nomor SPK, kendaraan, asal & tujuan. - **Daftar muatan** — produk dan jumlah yang harus dibawa. - **Peta** — titik biru = posisi Anda, titik hijau = pabrik, titik merah = depo. Lingkaran di sekeliling target = area 200 m. - **Langkah berikutnya** — tulisan besar yang memberi tahu apa yang harus Anda lakukan saat ini ("Sampai di Pabrik", "Selesai Muat", dst). - **Tombol Geser** atau **Tombol Scan** — sesuai langkah saat ini. - **Jarak ke target** — angka kecil di bawah tombol. Kalau masih "1.2 km", artinya jangan geser dulu — masih jauh. - **Banner hijau "✓ Anda di lokasi"** — muncul + HP akan getar saat Anda sudah masuk ke dalam area 200 m. Inilah waktunya geser tombol. ### 3.5 Langkah-langkah di Lapangan Urutannya selalu sama. Geser tombol di tiap titik, ikuti instruksinya. #### A. Sampai di Pabrik 1. Truk masuk gerbang pabrik. Lihat di HP — banner hijau "Anda di lokasi" muncul. 2. **Geser tombol "MASUK PABRIK"** dari kiri ke kanan. 3. Tunggu 2-3 detik — kalau berhasil, tombol berganti. 4. Kalau muncul pesan merah seperti *"Anda 350 m dari pabrik"*, artinya GPS belum benar-benar di dalam area. Maju dulu ke gerbang / area terbuka, coba lagi. #### B. Selesai Muat (Keluar Pabrik) — UPLOAD BUKTI Setelah selesai dimuat: 1. **Geser tombol "KELUAR PABRIK / SELESAI MUAT"**. 2. Aplikasi akan minta isi form bukti: - **Nomor Surat Jalan** — sesuai surat yang diberikan petugas. - **Jumlah muatan (Full / Empty)** — sesuai realisasi. - **Foto surat jalan** atau muatan — wajib. Pastikan tulisannya terbaca jelas. 3. Tap **Kirim**. 4. Status SPK pindah ke "sedang dalam perjalanan". #### C. Mampir SPBU (kalau memang lewat) Hanya muncul kalau rute SPK Anda memang melewati SPBU. 1. Sampai SPBU → **geser "MASUK SPBU"**. 2. Setelah isi BBM, aplikasi minta isi form: - Jenis BBM (Solar / Dexlite / Pertamina Dex / dst.) - Berapa liter - Harga per liter - KM kendaraan saat ini (sebaiknya diisi) 3. Tap **Kirim** — akan tertulis "Menunggu approval dispatcher". 4. **Tunggu dispatcher menyetujui** — biasanya beberapa menit. Jangan pergi dari SPBU dulu. 5. Setelah disetujui, tombol jadi **"KELUAR SPBU"**. Geser, lalu lanjut. > Kalau dispatcher lama tidak menyetujui, telpon dia sambil tunggu. #### D. Sampai di Depo Sama seperti pabrik: 1. Sampai depo → banner hijau muncul → **geser "MASUK DEPO"**. #### E. Selesai Bongkar (Keluar Depo) — UPLOAD BUKTI 1. **Geser tombol "KELUAR DEPO / SELESAI BONGKAR"**. 2. Form bukti: - **Nomor Tanda Terima** dari petugas depo. - **Jumlah barang yang diterima**. - **Foto tanda terima** — wajib, tulisan harus terbaca. 3. Tap **Kirim**. #### F. Kembali ke Pool — Scan QR Selesai 1. Bawa truk pulang ke pool. 2. Tap **Scan QR — SELESAI** atau scan QR pool. 3. Trip selesai. SPK pindah dari **Aktif** ke **Riwayat**. 4. Selamat, satu trip sudah tertutup rapi. ### 3.6 Tips Praktis untuk Driver - **Selalu lihat angka jarak** di bawah tombol sebelum menggeser. Kalau masih jauh, tahan diri — sia-sia. - **HP getar = sudah di lokasi.** Kalau belum getar, kemungkinan GPS belum mengunci posisi. - **Foto bukti harus terbaca.** Ambil dari jarak cukup dekat, kalau perlu nyalakan flash. Jangan miring. - **Di dalam pabrik (atap baja) GPS sering lompat** sampai 50–100 m. Kalau menolak terus, geser di area gerbang / parkiran terbuka. - **Sinyal lemah?** Cari tempat dengan sinyal stabil sebelum geser atau upload foto. Kalau dipaksa di tempat tidak ada sinyal, upload bukti bisa gagal. - **Tombol tidak ada respon ~10 detik?** Jangan geser ulang berkali- kali. Tunggu, biasanya sinyal sedang lambat. - **Lupa password?** Telpon dispatcher, minta direset. Jangan coba- coba terus, akun bisa terkunci sementara. --- ## 4. Panduan untuk Dispatcher (Web di Komputer) Bagian ini untuk Anda yang memantau driver dari kantor. ### 4.1 Login & Halaman Utama 1. Buka browser → ketik alamat web yang diberikan IT (contoh: `https://example.com/driver-hub/login`). 2. Pilih **Company** → **Cabang** → masukkan **Username & Password** Anda → tap **Masuk**. 3. Halaman utama (**Dashboard**) akan menampilkan: - Jumlah SPK hari ini per status (baru, sedang berjalan, selesai). - Daftar SPK yang sedang dalam proses. - Menu samping: Daftar SPK, Tracking, Master Data, Manajemen Driver, Panduan. ### 4.2 Membuat SPK Baru — Import dari RCM > **SPK tidak diketik manual.** Semua data pengiriman datang otomatis > dari sistem RCM. Tugas Anda cuma memilih, mengecek, dan menerbitkan. #### Alurnya seperti ini ```mermaid flowchart TD A([Buka menu
Import SPK dari RCM]):::start --> B([Pilih satu pengiriman]):::action B --> C([Form Import terbuka]):::action C --> D{Driver-nya
sudah punya akun?}:::ask D -- Sudah --> G{Rute & titik
sudah lengkap?}:::ask D -- Belum --> E([Klik tombol
Provision dari RCM
→ akun otomatis dibuat]):::fix E --> G G -- Sudah --> H([Tekan tombol
Import SPK]):::action G -- Belum --> I([Lengkapi dulu Master Titik
lalu Master Rute]):::fix I --> H H --> J([SPK terbit
masuk HP driver]):::done classDef start fill:#e0e7ff,stroke:#3730a3,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef action fill:#dbeafe,stroke:#1e40af,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef ask fill:#fde68a,stroke:#92400e,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef fix fill:#fed7aa,stroke:#c2410c,stroke-width:2px,color:#0f172a classDef done fill:#bbf7d0,stroke:#166534,stroke-width:2px,color:#0f172a ``` > **Warna kotak:** **biru** = aksi normal, **kuning** = pertanyaan / > keputusan, **jingga** = perlu perbaikan dulu, **hijau** = berhasil. #### Langkah-langkah 1. Di menu samping → tap **Import SPK dari RCM** (atau dari **Daftar SPK**, klik tombol jingga di kanan atas). 2. Daftar pengiriman dari RCM muncul. Pakai filter di atas untuk cari: - Kotak pencarian — ketik nomor DN atau nama driver. - Filter cabang, filter driver, filter tanggal. - Pengiriman yang **sudah pernah di-import** ditandai. Tombolnya berubah jadi **Buka SPK** alih-alih Import. 3. Klik baris pengiriman yang mau dieksekusi → halaman **Form Import** terbuka. 4. Sistem otomatis mengisi: - **Pool** — tempat berangkat. - **Pabrik** (asal) — sesuai rute. - **Depo** (tujuan) — sesuai rute. - **Driver** — kalau sudah punya akun di CO-Tracking. - **Daftar muatan** — produk + jumlah dari RCM. 5. **Periksa** semua field, sesuaikan kalau perlu, lalu tap **Import SPK**. 6. SPK lahir, langsung muncul di HP driver dalam beberapa detik. > **Saat ini, SPK belum bisa dilihat driver sampai dia scan QR di > pool.** Yang penting Anda sudah meng-import; eksekusi ada di tangan > driver. #### Kasus khusus 1 — Driver belum punya akun di CO-Tracking Tandanya: di Form Import, kolom **Driver** kosong, atau muncul peringatan *"Driver belum terdaftar di CO-Tracking"*. Langkah: 1. Di bagian Driver, tap tombol **"Provision dari RCM"** (warna jingga). 2. Sistem akan mengambil data driver dari RCM dan otomatis membuat akun: - **Username** — nama depan driver, misalnya `asep.ari`. Kalau bentrok dengan driver lain bernama sama, ditambah angka (`asep.ari.1`, `asep.ari.2`). - **Password sementara** — `Password123` (akan tampil di banner kuning, **bacakan ke driver lewat telepon**, jangan kirim lewat WhatsApp grup). 3. Halaman akan refresh sendiri dan field Driver terisi nama yang baru saja dibuat. 4. Lanjut tap Import seperti biasa. > Tip: kalau dispatcher sudah tahu ada driver baru yang akan masuk, > **provision dari awal** lewat menu **Manajemen Driver** — supaya > waktu operasional tidak buru-buru. #### Kasus khusus 2 — Mau ganti driver Misal: driver yang ditugaskan RCM hari ini sakit dan harus digantikan. 1. Di Form Import, dropdown **Driver** menampilkan daftar driver aktif di cabang Anda. Pilih driver pengganti. 2. **Centang kotak "Izinkan ganti driver"**. Tanpa centang, sistem akan menolak (untuk mencegah kekeliruan). 3. Isi kolom **Catatan** dengan alasan singkat (contoh: *"Pengganti karena driver asli sakit"*). 4. Tap **Import SPK**. 5. SPK akan masuk ke HP driver pengganti. Driver asli tidak akan melihat SPK ini. > Kalau SPK sudah terlanjur diterbitkan ke driver yang salah dan dia > belum scan QR — hubungi admin / IT, bukan dipaksa scan. #### Kasus khusus 3 — Rute / titik belum dikenal Tandanya: Form Import muncul tapi field Pool / Pabrik / Depo **kosong** dan tidak ada pilihan, atau ada peringatan *"Rute kendaraan belum dikonfigurasi"*. Artinya: kendaraan ini punya kode rute baru yang belum kita setup di CO-Tracking. Tindakannya seperti urutan ini: **Langkah 1 — pastikan titiknya ada lebih dulu** (Master Titik) 1. Buka menu samping → **Master Titik**. 2. Tap **Tambah Titik**, isi: - **Kode** — boleh dikosongkan (otomatis), atau ketik manual seperti `PABRIK-CKG-01`. - **Jenis** — pilih POOL / PABRIK / DEPO / SPBU. - **Latitude & Longitude** — **paling penting**. Verifikasi pakai Google Maps: 1. Buka [Google Maps](https://maps.google.com). 2. Cari lokasi pabrik / depo aslinya. 3. Klik kanan tepat di gerbang utama → angka pertama = latitude, kedua = longitude. Klik untuk menyalin. 4. Tempel ke form di CO-Tracking. - **Alamat** — tulis deskripsinya supaya mudah dikenali kembali. 3. **Simpan**. Ulangi untuk semua titik yang kurang. > Salah koordinat = driver tidak akan pernah bisa geser tombol di > tempat itu. Lebih baik habiskan 2 menit verifikasi daripada driver > stuck di lapangan. **Langkah 2 — buat / lengkapi rutenya** (Master Rute) 1. Menu samping → **Master Rute** → **Tambah Rute**. 2. Isi: - **Kode kendaraan** — harus **sama persis** dengan yang muncul di Form Import yang gagal tadi (biasanya tertulis di header form atau di pesan error). - **Titik 1, Titik 2, … Titik 6** — pilih urutan titik yang dilewati. Pola umum: **POOL → PABRIK → SPBU → DEPO → POOL**. SPBU bisa diabaikan kalau memang tidak lewat. 3. **Simpan**. **Langkah 3 — kembali ke Import** Buka kembali daftar Import RCM, klik baris yang sama. Sekarang Pool, Pabrik, Depo akan terisi otomatis dan tombol Import bisa ditekan. > **Tip operasional:** akhir bulan, lakukan audit Master Rute & > Master Titik. Sebelum kontrak rute baru jalan, minta tim RCM kirim > daftar kode kendaraan baru → setup duluan supaya hari pertama > operasional tidak chaos. #### Pesan error yang sering muncul saat Import | Pesan | Artinya | Yang harus dilakukan | |---|---|---| | "Pool wajib diisi" | Field Pool kosong | Pilih titik POOL dari dropdown | | "Pabrik tidak ditemukan di master titik" | Kode pabrik dari RCM belum terdaftar | Tambahkan di Master Titik | | "Driver belum terdaftar" | Driver belum punya akun CO-Tracking | Tap Provision dari RCM | | "Driver berbeda dari RCM" | Anda pilih driver lain tanpa centang Izinkan ganti | Centang "Izinkan ganti driver" + isi Catatan | | "SPK sudah ada" | Pengiriman ini pernah di-import | Tap **Buka SPK** untuk lihat yang lama | ### 4.3 Daftar SPK Menu **Daftar SPK** menampilkan semua SPK di cabang Anda. Pakai filter status (issued / accepted / sedang berjalan / selesai), filter cabang, atau ketik nomor SPK / DN di kotak pencarian. Tiap baris menampilkan: kode SPK, driver, asal → tujuan, tanggal, status, dan tombol **Detail**. ### 4.4 Detail SPK Halaman detail SPK menunjukkan keseluruhan trip: - **Riwayat Event** — daftar setiap geseran tombol yang dilakukan driver, lengkap dengan jam dan jaraknya. Contoh: *"Masuk Pabrik · 10:42 · 45 m dari titik referensi"*. - **Bukti yang sudah di-upload** — thumbnail foto surat jalan / tanda terima. Tap untuk melihat besar. - **Form BBM** — kalau driver sudah submit, muncul di sini lengkap dengan tombol **Setujui / Tolak**. - **QR SPK** — tombol untuk menampilkan / mencetak QR yang akan di-scan driver di pool. - **Refresh dari RCM** — kalau data RCM ada update (mis. tukar item), tap untuk sinkronisasi ulang. Hanya untuk SPK yang belum di-scan. ### 4.5 Menyetujui / Menolak Pengisian BBM Saat driver sedang isi BBM di SPBU dan submit form, tugas Anda: 1. Akan ada notifikasi "Ada BBM menunggu approval". 2. Buka **Detail SPK** → bagian **BBM**. 3. Periksa: jenis BBM, liter, harga, total, KM kendaraan. Cocokkan dengan biasanya. 4. Tap **Setujui** kalau semuanya wajar → driver bisa lanjut. 5. Tap **Tolak** + isi alasan kalau ada keanehan → driver harus submit ulang form yang benar. > **Penting**: driver berhenti di SPBU sambil menunggu Anda. Usahakan > approve / tolak dalam 15 menit. Tetapkan SOP internal kalau perlu. ### 4.6 Tracking Real-time Menu **Tracking Durasi** menampilkan: - Daftar SPK yang sedang aktif sekarang. - Durasi yang sudah dihabiskan di tiap fase (di pool, di pabrik, di SPBU, di depo). - Indikator **fase terlama** — kalau ada SPK yang sudah 4 jam di pabrik, pasti ada masalah → telpon driver. Berguna untuk: - Identifikasi truk yang stuck. - Estimasi kapan trip akan tutup. ### 4.7 Laporan SPK Selesai Menu **Daftar SPK Selesai** (bagian dashboard) menampilkan SPK yang sudah closed dengan total durasi per fase. Ada tombol **Export Excel** untuk laporan ke manajemen. ### 4.8 Master Data — Setup Sekali, Pakai Selamanya #### Master Titik Daftar semua tempat fisik (POOL, PABRIK, DEPO, SPBU) lengkap dengan koordinat GPS-nya. Dipakai untuk: - Validasi posisi driver saat geser tombol. - Pemandu di peta aplikasi driver. Aksinya: **Tambah / Edit / Hapus**, atau **Import dari Excel** kalau mau setup banyak titik sekaligus (download template-nya dulu). > Lihat panduan koordinat di bagian 4.2 Kasus khusus 3. #### Master Rute Daftar urutan titik yang dilewati tiap kode kendaraan. Dipakai untuk otomatis mengisi Pool / Pabrik / Depo saat Import SPK. ### 4.9 Manajemen Driver — Bantu Driver yang Lupa Login Menu **Manajemen Driver** dipakai saat driver: - Lupa username (cari pakai nama lengkap atau Drv_Id RCM). - Lupa password (reset langsung dari sini). - Akun bermasalah / harus dinonaktifkan sementara. #### Cara reset password driver 1. Menu samping → **Manajemen Driver**. 2. Cari driver yang bersangkutan (kotak pencarian: ketik nama / username / Drv_Id). 3. Klik nama driver → halaman **Detail Driver** terbuka. 4. Tap tombol **Reset Password** (jingga, di kanan). 5. Konfirmasi → muncul **banner kuning besar** berisi username + password sementara (`Password123`). 6. **Telpon driver**, bacakan langsung. Jangan ketik di chat publik. 7. Minta driver login → ganti password sendiri sesudahnya. > Banner kredensial **hanya muncul satu kali**. Kalau dispatcher > refresh halaman, hilang. Salin dulu kalau perlu. #### Cara nonaktifkan / aktifkan akun driver 1. Buka detail driver yang sama. 2. Tap **Nonaktifkan Akun** (atau **Aktifkan Akun** kalau sudah nonaktif). 3. Driver yang nonaktif **tidak bisa login** dari HP. Sesi yang sedang aktif juga otomatis logout. ### 4.10 Panduan Penggunaan (menu Help) Menu **Panduan Penggunaan** menampilkan dokumen ini dalam bentuk halaman web. Bisa di-cetak (tombol Cetak), atau di-unduh sebagai file .md untuk diedit. --- ## 5. Kalau Ada Masalah ### 5.1 Untuk Driver | Masalah | Coba ini | |---|---| | Tombol geser tidak respon | Cek angka jarak — masih jauh? Mendekat dulu. Cek sinyal HP. | | Pesan "Anda XX m dari pabrik" | Anda di luar 200 m. Maju ke gerbang / area terbuka. | | Pesan "GPS tidak akurat" | Keluar ke tempat terbuka, tunggu beberapa detik. | | Pesan "Tidak ada koneksi" | Pindah ke tempat sinyal lebih kuat. | | Lupa password | Telpon dispatcher, minta direset. | | Aplikasi crash di splash | Restart HP. Kalau masih, minta APK terbaru ke IT. | | Foto bukti gagal upload | Cek sinyal. Coba kompres foto (tutup aplikasi lain dulu). | | Tombol BBM lama tidak ada respon | Tunggu approval dispatcher. Kalau lebih dari 15 menit, telpon. | ### 5.2 Untuk Dispatcher | Masalah | Coba ini | |---|---| | SPK tidak muncul di HP driver | Pastikan driver sudah scan QR di pool. Kalau belum, dia tidak akan lihat SPK. | | Driver bilang lupa password | Manajemen Driver → cari → Reset Password → bacakan via telpon. | | Form Import error "rute tidak ada" | Master Titik dulu (cek koordinat) → Master Rute (sesuai kode kendaraan). | | BBM driver lama tidak di-approve | Buka detail SPK → tinjau BBM → Setujui / Tolak. | | Driver di lapangan posisi GPS aneh | Cek koordinat Master Titik. Kemungkinan latitude / longitude meleset. | | Driver baru dari RCM tidak ada | Provision dari RCM (Manajemen Driver atau langsung dari Form Import). | | Web tidak bisa dibuka | Cek koneksi internet. Kalau masih, hubungi IT. | ### 5.3 Pesan dari Server yang Sering Muncul | Pesan di HP / web | Artinya | Solusi | |---|---|---| | "Posisi Anda 350 m dari pabrik" | Geofence menolak — terlalu jauh | Mendekat sampai banner hijau muncul | | "GPS belum ready" | GPS belum mengunci posisi | Tunggu di area terbuka | | "SPK sudah ditutup" | Anda mencoba geser SPK yang sudah closed | Buka SPK aktif lainnya | | "Driver tidak punya hak akses" | Akun nonaktif | Telpon dispatcher untuk aktifkan kembali | | "Bukti wajib di-upload dulu" | Anda mencoba lanjut tanpa kirim form bukti | Selesaikan form bukti | | "Form BBM belum disetujui" | Anda mencoba keluar SPBU sebelum di-approve | Tunggu approval dispatcher | --- ## 6. Hubungi Siapa? | Kalau Anda… | Telpon… | |---|---| | Driver lupa password / akun terkunci | Dispatcher cabang Anda | | Dispatcher butuh tambah / hapus driver | Admin / Super Admin | | Aplikasi error / crash / tidak bisa dibuka | IT | | QR scan rusak / tidak terbaca | Dispatcher (minta cetak ulang) | | Foto / surat jalan hilang / sengketa | Atasan / Manajer Operasional | | Ada laporan koordinat titik salah | Dispatcher (yang akan koreksi di Master Titik) | > Selalu **telpon**, jangan andalkan WhatsApp untuk hal urgent. Pesan > chat bisa terlewat, telepon tidak. --- ## Lampiran — Checklist Harian ### Checklist Driver — sebelum berangkat - [ ] HP terisi penuh (atau bawa power bank). - [ ] GPS HP menyala, mode Akurasi Tinggi. - [ ] Sinyal data aktif (paket internet ada). - [ ] Login aplikasi sudah berhasil. - [ ] Sudah konfirmasi ke dispatcher SPK hari ini. ### Checklist Driver — di tiap titik - [ ] Sudah masuk gerbang / area target. - [ ] Banner hijau "Anda di lokasi" muncul, HP getar. - [ ] Geser tombol sesuai instruksi. - [ ] Kalau ada form bukti — isi lengkap, foto jelas, kirim. - [ ] Tunggu konfirmasi sukses sebelum jalan lagi. ### Checklist Dispatcher — pagi hari - [ ] Login web CO-Tracking. - [ ] Cek dashboard — ada SPK kemarin yang belum tutup? - [ ] Buka **Import SPK dari RCM** → import semua DN hari ini. - [ ] Untuk setiap SPK: - [ ] Driver-nya benar / butuh reassign? - [ ] Rute & titik lengkap? - [ ] Tap Import. - [ ] Cetak / siapkan QR SPK supaya bisa di-scan driver di pool. - [ ] Briefing singkat ke driver yang masuk. ### Checklist Dispatcher — sepanjang hari - [ ] Buka **Tracking Durasi** sekali per jam. - [ ] Cek apakah ada **BBM menunggu approval** — segera setujui / tolak. - [ ] Cek apakah ada SPK yang **stuck** (>2 jam di pabrik) — telpon driver. - [ ] Pantau driver yang baru first-trip — pastikan bisa geser tombol tanpa masalah. ### Checklist Dispatcher — sore / akhir shift - [ ] Semua SPK sudah pindah ke status **Selesai**? - [ ] Untuk SPK yang belum selesai → catat alasan, follow up besok. - [ ] Cek **BBM submitted** yang masih menggantung. - [ ] Tutup browser, log out. --- > **Versi panduan:** 1.0 · Disusun untuk operasional harian > CO-Tracking · Update terakhir akan terlihat di header halaman Panduan > di web. Kalau ada bagian yang membingungkan, **kasih masukan ke admin > atau IT** — panduan ini akan terus diperbaiki.