Buku Panduan Sistem CO-Tracking

Halo, selamat datang di panduan CO-Tracking — aplikasi yang membantu proses pengiriman truk dari pool sampai depo dan kembali lagi ke pool.

Panduan ini ditulis untuk dua orang yang akan memakainya setiap hari:

• Dispatcher — orang di kantor yang menyiapkan tugas (SPK) dan memantau driver lewat layar komputer.
• Driver — pengemudi truk yang membawa muatan, memakai HP Android yang sudah di-install aplikasinya.

Tidak perlu paham komputer atau sistemnya. Cukup ikuti langkah-langkah di sini sesuai peran Anda.

Daftar Isi

1. Apa itu CO-Tracking? (gambaran umum)
2. Kata-kata yang Sering Dipakai
3. Panduan untuk Driver (HP Android)
4. Panduan untuk Dispatcher (Web di Komputer)
5. Kalau Ada Masalah
6. Hubungi Siapa?
7. Lampiran — Checklist Harian

1. Apa itu CO-Tracking? (gambaran umum)

Bayangkan satu hari kerja seperti ini:

Dispatcher di kantor menerima daftar pengiriman dari sistem RCM. Dia memilih satu pengiriman, mengecek apakah datanya lengkap (driver, rute, titik tujuan), lalu menerbitkan SPK. Dalam hitungan detik, SPK itu muncul di HP driver yang sudah ditugaskan.

Driver datang ke pool, scan QR untuk memulai trip. Dia menyetir ke pabrik, sampai → geser tombol "Masuk Pabrik". Selesai muat → geser "Keluar Pabrik" dan upload foto surat jalan. Lanjut ke depo: sampai → geser, selesai bongkar → geser + upload foto tanda terima. Kembali ke pool → scan QR sekali lagi untuk menutup trip.

Selesai. Dispatcher melihat semua langkah itu di dashboard secara real-time, lengkap dengan jam dan jaraknya.

Sistem ini hadir untuk menghilangkan laporan manual dan memastikan posisi driver benar di tiap titik (lewat GPS).

Alur kerja sederhana

Cara baca: kotak biru = tugas dispatcher di kantor. Kotak jingga = tugas driver di lapangan. Kotak kuning = harus upload bukti. Kotak pink = menunggu persetujuan dispatcher. Kotak hijau = selesai.

Siapa melakukan apa? (urutan komunikasi)

Aturan utama: sistem akan menolak geseran tombol kalau GPS driver lebih dari 200 meter dari titik yang seharusnya. Jadi: geser tombol hanya saat truk benar-benar sudah sampai.

2. Kata-kata yang Sering Dipakai

Tidak perlu hafal semua. Tapi kalau lihat kata ini di aplikasi, artinya seperti ini:

200 meter itu seberapa jauh? Kira-kira sepanjang 2 lapangan bola sambung-menyambung. Cukup longgar, tapi tetap pastikan truk benar-benar di area target sebelum geser.

3. Panduan untuk Driver (HP Android)

Bagian ini untuk Anda yang membawa truk dan memakai aplikasi CO-Tracking di HP.

3.1 Persiapan Pertama Kali

Hanya dilakukan sekali — biasanya dibantu IT atau dispatcher.

1. Aplikasi CO-Tracking sudah terpasang di HP.
2. Buka aplikasi. Akan ada beberapa permintaan izin — tekan "Izinkan" untuk semuanya:
   • Izin Lokasi → pilih Izinkan saat aplikasi digunakan (atau Selalu izinkan kalau diminta admin).
   • Izin Kamera → untuk scan QR dan foto bukti.
   • Izin Notifikasi → biar Anda tahu kalau ada SPK baru.
3. Pastikan GPS HP menyala. Geser dari atas ke bawah → tap ikon GPS / Lokasi sampai berwarna hijau / aktif. Pilih mode Akurasi Tinggi kalau ada pilihannya.
4. Login pakai username dan password yang dibacakan dispatcher. Kalau lupa, jangan utak-atik — telpon dispatcher dan minta direset (lihat bagian 5).

3.2 Halaman Awal — Daftar SPK Anda

Setelah login, Anda akan melihat dua tab:

• SPK Aktif — tugas hari ini. Yang sudah Anda mulai (scan QR di pool) ada di sini.
• Riwayat — tugas yang sudah selesai atau dibatalkan.

SPK baru dari dispatcher belum muncul di sini sebelum Anda scan QR. Jadi kalau dispatcher bilang "SPK sudah saya kirim", tidak perlu cek daftar — langsung saja scan QR di pool, otomatis muncul.

Yang bisa dilakukan di halaman ini:

• Tarik daftar ke bawah untuk memperbarui (refresh).
• Tap kartu SPK untuk membuka detailnya.
• Tap tombol Scan QR (biasanya di bawah / pojok kanan) untuk memulai SPK baru.

3.3 Memulai Trip — Scan QR di Pool

1. Pastikan truk sudah parkir di area pool.
2. Datangi dispatcher, minta lihat QR SPK (biasanya di layar monitor atau dicetak).
3. Buka aplikasi → tap Scan SPK → arahkan kamera ke QR sampai terbaca otomatis.
4. Aplikasi akan mengirim posisi GPS Anda ke server. Kalau berhasil, detail SPK langsung terbuka dan tugas masuk daftar SPK Aktif.

Kalau gagal, biasanya karena:

• Anda belum di area pool (di luar 200 m). Mendekat dulu.
• GPS belum dapat sinyal. Tunggu beberapa detik di tempat terbuka.
• SPK ini sudah dipakai driver lain. Telpon dispatcher.

3.4 Membaca Halaman Detail SPK

Setelah scan berhasil, halaman detail SPK terbuka. Ini "papan tugas" Anda selama trip.

Yang akan Anda lihat:

• Header — nomor SPK, kendaraan, asal & tujuan.
• Daftar muatan — produk dan jumlah yang harus dibawa.
• Peta — titik biru = posisi Anda, titik hijau = pabrik, titik merah = depo. Lingkaran di sekeliling target = area 200 m.
• Langkah berikutnya — tulisan besar yang memberi tahu apa yang harus Anda lakukan saat ini ("Sampai di Pabrik", "Selesai Muat", dst).
• Tombol Geser atau Tombol Scan — sesuai langkah saat ini.
• Jarak ke target — angka kecil di bawah tombol. Kalau masih "1.2 km", artinya jangan geser dulu — masih jauh.
• Banner hijau "✓ Anda di lokasi" — muncul + HP akan getar saat Anda sudah masuk ke dalam area 200 m. Inilah waktunya geser tombol.

3.5 Langkah-langkah di Lapangan

Urutannya selalu sama. Geser tombol di tiap titik, ikuti instruksinya.

A. Sampai di Pabrik

1. Truk masuk gerbang pabrik. Lihat di HP — banner hijau "Anda di lokasi" muncul.
2. Geser tombol "MASUK PABRIK" dari kiri ke kanan.
3. Tunggu 2-3 detik — kalau berhasil, tombol berganti.
4. Kalau muncul pesan merah seperti "Anda 350 m dari pabrik", artinya GPS belum benar-benar di dalam area. Maju dulu ke gerbang / area terbuka, coba lagi.

B. Selesai Muat (Keluar Pabrik) — UPLOAD BUKTI

Setelah selesai dimuat:

1. Geser tombol "KELUAR PABRIK / SELESAI MUAT".
2. Aplikasi akan minta isi form bukti:
   • Nomor Surat Jalan — sesuai surat yang diberikan petugas.
   • Jumlah muatan (Full / Empty) — sesuai realisasi.
   • Foto surat jalan atau muatan — wajib. Pastikan tulisannya terbaca jelas.
3. Tap Kirim.
4. Status SPK pindah ke "sedang dalam perjalanan".

C. Mampir SPBU (kalau memang lewat)

Hanya muncul kalau rute SPK Anda memang melewati SPBU.

1. Sampai SPBU → geser "MASUK SPBU".
2. Setelah isi BBM, aplikasi minta isi form:
   • Jenis BBM (Solar / Dexlite / Pertamina Dex / dst.)
   • Berapa liter
   • Harga per liter
   • KM kendaraan saat ini (sebaiknya diisi)
3. Tap Kirim — akan tertulis "Menunggu approval dispatcher".
4. Tunggu dispatcher menyetujui — biasanya beberapa menit. Jangan pergi dari SPBU dulu.
5. Setelah disetujui, tombol jadi "KELUAR SPBU". Geser, lalu lanjut.

Kalau dispatcher lama tidak menyetujui, telpon dia sambil tunggu.

D. Sampai di Depo

Sama seperti pabrik:

1. Sampai depo → banner hijau muncul → geser "MASUK DEPO".

E. Selesai Bongkar (Keluar Depo) — UPLOAD BUKTI

1. Geser tombol "KELUAR DEPO / SELESAI BONGKAR".
2. Form bukti:
   • Nomor Tanda Terima dari petugas depo.
   • Jumlah barang yang diterima.
   • Foto tanda terima — wajib, tulisan harus terbaca.
3. Tap Kirim.

F. Kembali ke Pool — Scan QR Selesai

1. Bawa truk pulang ke pool.
2. Tap Scan QR — SELESAI atau scan QR pool.
3. Trip selesai. SPK pindah dari Aktif ke Riwayat.
4. Selamat, satu trip sudah tertutup rapi.

3.6 Tips Praktis untuk Driver

• Selalu lihat angka jarak di bawah tombol sebelum menggeser. Kalau masih jauh, tahan diri — sia-sia.
• HP getar = sudah di lokasi. Kalau belum getar, kemungkinan GPS belum mengunci posisi.
• Foto bukti harus terbaca. Ambil dari jarak cukup dekat, kalau perlu nyalakan flash. Jangan miring.
• Di dalam pabrik (atap baja) GPS sering lompat sampai 50–100 m. Kalau menolak terus, geser di area gerbang / parkiran terbuka.
• Sinyal lemah? Cari tempat dengan sinyal stabil sebelum geser atau upload foto. Kalau dipaksa di tempat tidak ada sinyal, upload bukti bisa gagal.
• Tombol tidak ada respon ~10 detik? Jangan geser ulang berkali- kali. Tunggu, biasanya sinyal sedang lambat.
• Lupa password? Telpon dispatcher, minta direset. Jangan coba- coba terus, akun bisa terkunci sementara.

4. Panduan untuk Dispatcher (Web di Komputer)

Bagian ini untuk Anda yang memantau driver dari kantor.

4.1 Login & Halaman Utama

1. Buka browser → ketik alamat web yang diberikan IT (contoh: https://example.com/driver-hub/login).
2. Pilih Company → Cabang → masukkan Username & Password Anda → tap Masuk.
3. Halaman utama (Dashboard) akan menampilkan:
   • Jumlah SPK hari ini per status (baru, sedang berjalan, selesai).
   • Daftar SPK yang sedang dalam proses.
   • Menu samping: Daftar SPK, Tracking, Master Data, Manajemen Driver, Panduan.

4.2 Membuat SPK Baru — Import dari RCM

SPK tidak diketik manual. Semua data pengiriman datang otomatis dari sistem RCM. Tugas Anda cuma memilih, mengecek, dan menerbitkan.

Alurnya seperti ini

Warna kotak: biru = aksi normal, kuning = pertanyaan / keputusan, jingga = perlu perbaikan dulu, hijau = berhasil.

Langkah-langkah

1. Di menu samping → tap Import SPK dari RCM (atau dari Daftar SPK, klik tombol jingga di kanan atas).
2. Daftar pengiriman dari RCM muncul. Pakai filter di atas untuk cari:
   • Kotak pencarian — ketik nomor DN atau nama driver.
   • Filter cabang, filter driver, filter tanggal.
   • Pengiriman yang sudah pernah di-import ditandai. Tombolnya berubah jadi Buka SPK alih-alih Import.
3. Klik baris pengiriman yang mau dieksekusi → halaman Form Import terbuka.
4. Sistem otomatis mengisi:
   • Pool — tempat berangkat.
   • Pabrik (asal) — sesuai rute.
   • Depo (tujuan) — sesuai rute.
   • Driver — kalau sudah punya akun di CO-Tracking.
   • Daftar muatan — produk + jumlah dari RCM.
5. Periksa semua field, sesuaikan kalau perlu, lalu tap Import SPK.
6. SPK lahir, langsung muncul di HP driver dalam beberapa detik.

Saat ini, SPK belum bisa dilihat driver sampai dia scan QR di pool. Yang penting Anda sudah meng-import; eksekusi ada di tangan driver.

Kasus khusus 1 — Driver belum punya akun di CO-Tracking

Tandanya: di Form Import, kolom Driver kosong, atau muncul peringatan "Driver belum terdaftar di CO-Tracking".

Langkah:

1. Di bagian Driver, tap tombol "Provision dari RCM" (warna jingga).
2. Sistem akan mengambil data driver dari RCM dan otomatis membuat akun:
   • Username — nama depan driver, misalnya asep.ari. Kalau bentrok dengan driver lain bernama sama, ditambah angka (asep.ari.1, asep.ari.2).
   • Password sementara — Password123 (akan tampil di banner kuning, bacakan ke driver lewat telepon, jangan kirim lewat WhatsApp grup).
3. Halaman akan refresh sendiri dan field Driver terisi nama yang baru saja dibuat.
4. Lanjut tap Import seperti biasa.

Tip: kalau dispatcher sudah tahu ada driver baru yang akan masuk, provision dari awal lewat menu Manajemen Driver — supaya waktu operasional tidak buru-buru.

Kasus khusus 2 — Mau ganti driver

Misal: driver yang ditugaskan RCM hari ini sakit dan harus digantikan.

1. Di Form Import, dropdown Driver menampilkan daftar driver aktif di cabang Anda. Pilih driver pengganti.
2. Centang kotak "Izinkan ganti driver". Tanpa centang, sistem akan menolak (untuk mencegah kekeliruan).
3. Isi kolom Catatan dengan alasan singkat (contoh: "Pengganti karena driver asli sakit").
4. Tap Import SPK.
5. SPK akan masuk ke HP driver pengganti. Driver asli tidak akan melihat SPK ini.

Kalau SPK sudah terlanjur diterbitkan ke driver yang salah dan dia belum scan QR — hubungi admin / IT, bukan dipaksa scan.

Kasus khusus 3 — Rute / titik belum dikenal

Tandanya: Form Import muncul tapi field Pool / Pabrik / Depo kosong dan tidak ada pilihan, atau ada peringatan "Rute kendaraan belum dikonfigurasi".

Artinya: kendaraan ini punya kode rute baru yang belum kita setup di CO-Tracking. Tindakannya seperti urutan ini:

Langkah 1 — pastikan titiknya ada lebih dulu (Master Titik)

1. Buka menu samping → Master Titik.
2. Tap Tambah Titik, isi:
   • Kode — boleh dikosongkan (otomatis), atau ketik manual seperti PABRIK-CKG-01.
   • Jenis — pilih POOL / PABRIK / DEPO / SPBU.
   • Latitude & Longitude — paling penting. Verifikasi pakai Google Maps:
     1. Buka Google Maps.
     2. Cari lokasi pabrik / depo aslinya.
     3. Klik kanan tepat di gerbang utama → angka pertama = latitude, kedua = longitude. Klik untuk menyalin.
     4. Tempel ke form di CO-Tracking.
   • Alamat — tulis deskripsinya supaya mudah dikenali kembali.
3. Simpan. Ulangi untuk semua titik yang kurang.

Salah koordinat = driver tidak akan pernah bisa geser tombol di tempat itu. Lebih baik habiskan 2 menit verifikasi daripada driver stuck di lapangan.

Langkah 2 — buat / lengkapi rutenya (Master Rute)

1. Menu samping → Master Rute → Tambah Rute.
2. Isi:
   • Kode kendaraan — harus sama persis dengan yang muncul di Form Import yang gagal tadi (biasanya tertulis di header form atau di pesan error).
   • Titik 1, Titik 2, … Titik 6 — pilih urutan titik yang dilewati. Pola umum: POOL → PABRIK → SPBU → DEPO → POOL. SPBU bisa diabaikan kalau memang tidak lewat.
3. Simpan.

Langkah 3 — kembali ke Import

Buka kembali daftar Import RCM, klik baris yang sama. Sekarang Pool, Pabrik, Depo akan terisi otomatis dan tombol Import bisa ditekan.

Tip operasional: akhir bulan, lakukan audit Master Rute & Master Titik. Sebelum kontrak rute baru jalan, minta tim RCM kirim daftar kode kendaraan baru → setup duluan supaya hari pertama operasional tidak chaos.

Pesan error yang sering muncul saat Import

4.3 Daftar SPK

Menu Daftar SPK menampilkan semua SPK di cabang Anda. Pakai filter status (issued / accepted / sedang berjalan / selesai), filter cabang, atau ketik nomor SPK / DN di kotak pencarian.

Tiap baris menampilkan: kode SPK, driver, asal → tujuan, tanggal, status, dan tombol Detail.

4.4 Detail SPK

Halaman detail SPK menunjukkan keseluruhan trip:

• Riwayat Event — daftar setiap geseran tombol yang dilakukan driver, lengkap dengan jam dan jaraknya. Contoh: "Masuk Pabrik · 10:42 · 45 m dari titik referensi".
• Bukti yang sudah di-upload — thumbnail foto surat jalan / tanda terima. Tap untuk melihat besar.
• Form BBM — kalau driver sudah submit, muncul di sini lengkap dengan tombol Setujui / Tolak.
• QR SPK — tombol untuk menampilkan / mencetak QR yang akan di-scan driver di pool.
• Refresh dari RCM — kalau data RCM ada update (mis. tukar item), tap untuk sinkronisasi ulang. Hanya untuk SPK yang belum di-scan.

4.5 Menyetujui / Menolak Pengisian BBM

Saat driver sedang isi BBM di SPBU dan submit form, tugas Anda:

1. Akan ada notifikasi "Ada BBM menunggu approval".
2. Buka Detail SPK → bagian BBM.
3. Periksa: jenis BBM, liter, harga, total, KM kendaraan. Cocokkan dengan biasanya.
4. Tap Setujui kalau semuanya wajar → driver bisa lanjut.
5. Tap Tolak + isi alasan kalau ada keanehan → driver harus submit ulang form yang benar.

Penting: driver berhenti di SPBU sambil menunggu Anda. Usahakan approve / tolak dalam 15 menit. Tetapkan SOP internal kalau perlu.

4.6 Tracking Real-time

Menu Tracking Durasi menampilkan:

• Daftar SPK yang sedang aktif sekarang.
• Durasi yang sudah dihabiskan di tiap fase (di pool, di pabrik, di SPBU, di depo).
• Indikator fase terlama — kalau ada SPK yang sudah 4 jam di pabrik, pasti ada masalah → telpon driver.

Berguna untuk:

• Identifikasi truk yang stuck.
• Estimasi kapan trip akan tutup.

4.7 Laporan SPK Selesai

Menu Daftar SPK Selesai (bagian dashboard) menampilkan SPK yang sudah closed dengan total durasi per fase. Ada tombol Export Excel untuk laporan ke manajemen.

4.8 Master Data — Setup Sekali, Pakai Selamanya

Master Titik

Daftar semua tempat fisik (POOL, PABRIK, DEPO, SPBU) lengkap dengan koordinat GPS-nya. Dipakai untuk:

• Validasi posisi driver saat geser tombol.
• Pemandu di peta aplikasi driver.

Aksinya: Tambah / Edit / Hapus, atau Import dari Excel kalau mau setup banyak titik sekaligus (download template-nya dulu).

Lihat panduan koordinat di bagian 4.2 Kasus khusus 3.

Master Rute

Daftar urutan titik yang dilewati tiap kode kendaraan. Dipakai untuk otomatis mengisi Pool / Pabrik / Depo saat Import SPK.

4.9 Manajemen Driver — Bantu Driver yang Lupa Login

Menu Manajemen Driver dipakai saat driver:

• Lupa username (cari pakai nama lengkap atau Drv_Id RCM).
• Lupa password (reset langsung dari sini).
• Akun bermasalah / harus dinonaktifkan sementara.

Cara reset password driver

1. Menu samping → Manajemen Driver.
2. Cari driver yang bersangkutan (kotak pencarian: ketik nama / username / Drv_Id).
3. Klik nama driver → halaman Detail Driver terbuka.
4. Tap tombol Reset Password (jingga, di kanan).
5. Konfirmasi → muncul banner kuning besar berisi username + password sementara (Password123).
6. Telpon driver, bacakan langsung. Jangan ketik di chat publik.
7. Minta driver login → ganti password sendiri sesudahnya.

Banner kredensial hanya muncul satu kali. Kalau dispatcher refresh halaman, hilang. Salin dulu kalau perlu.

Cara nonaktifkan / aktifkan akun driver

1. Buka detail driver yang sama.
2. Tap Nonaktifkan Akun (atau Aktifkan Akun kalau sudah nonaktif).
3. Driver yang nonaktif tidak bisa login dari HP. Sesi yang sedang aktif juga otomatis logout.

4.10 Panduan Penggunaan (menu Help)

Menu Panduan Penggunaan menampilkan dokumen ini dalam bentuk halaman web. Bisa di-cetak (tombol Cetak), atau di-unduh sebagai file .md untuk diedit.

5. Kalau Ada Masalah

5.1 Untuk Driver

5.2 Untuk Dispatcher

5.3 Pesan dari Server yang Sering Muncul

6. Hubungi Siapa?

Selalu telpon, jangan andalkan WhatsApp untuk hal urgent. Pesan chat bisa terlewat, telepon tidak.

Lampiran — Checklist Harian

Checklist Driver — sebelum berangkat

• HP terisi penuh (atau bawa power bank).
• GPS HP menyala, mode Akurasi Tinggi.
• Sinyal data aktif (paket internet ada).
• Login aplikasi sudah berhasil.
• Sudah konfirmasi ke dispatcher SPK hari ini.

Checklist Driver — di tiap titik

• Sudah masuk gerbang / area target.
• Banner hijau "Anda di lokasi" muncul, HP getar.
• Geser tombol sesuai instruksi.
• Kalau ada form bukti — isi lengkap, foto jelas, kirim.
• Tunggu konfirmasi sukses sebelum jalan lagi.

Checklist Dispatcher — pagi hari

• Login web CO-Tracking.
• Cek dashboard — ada SPK kemarin yang belum tutup?
• Buka Import SPK dari RCM → import semua DN hari ini.
• Untuk setiap SPK:
  • Driver-nya benar / butuh reassign?
  • Rute & titik lengkap?
  • Tap Import.
• Cetak / siapkan QR SPK supaya bisa di-scan driver di pool.
• Briefing singkat ke driver yang masuk.

Checklist Dispatcher — sepanjang hari

• Buka Tracking Durasi sekali per jam.
• Cek apakah ada BBM menunggu approval — segera setujui / tolak.
• Cek apakah ada SPK yang stuck (>2 jam di pabrik) — telpon driver.
• Pantau driver yang baru first-trip — pastikan bisa geser tombol tanpa masalah.

Checklist Dispatcher — sore / akhir shift

• Semua SPK sudah pindah ke status Selesai?
• Untuk SPK yang belum selesai → catat alasan, follow up besok.
• Cek BBM submitted yang masih menggantung.
• Tutup browser, log out.

Versi panduan: 1.0 · Disusun untuk operasional harian CO-Tracking · Update terakhir akan terlihat di header halaman Panduan di web. Kalau ada bagian yang membingungkan, kasih masukan ke admin atau IT — panduan ini akan terus diperbaiki.